As empresas querem aumentar as vendas e reduzir o atraso nas entregas, mas muitas não sabem como fazer isso nem quais são as ferramentas que podem ser utilizadas para melhorar a sua gestão. Sem perceberem, a falta de conhecimento e a aplicação de recursos ultrapassados acabam impedindo que os negócios prosperem.

Tarefas simples como a emissão de um pedido de compra, a cotação de preços ou até mesmo o lançamento de uma nota de entrada acabam se tornando processos burocráticos e demorados quando feitos por métodos manuais. E quais são os  resultados disso tudo? Ineficiência na avaliação de fornecedores, demora dos pedidos, queda nas vendas e, consequentemente, redução dos lucros.

Você não quer isso, quer?

Por isso, neste post, preparamos um conteúdo que vai ajudá-lo a entender melhor  a importância da gestão de compras, como é possível otimizar os processos de controle por meio da tecnologia e no que a importação XML vêm conseguindo agilizar o gerenciamento. 
 

Problemas com o estoque?

Quando existem problemas no estoque, as empresas sabem que estão perdendo mais do que só o tempo ou a chance de aumentar os resultados. Por ser considerada uma conta importante no ativo circulante da organização, é também um elemento estratégico para que os gestores consigam integrar os setores, vender mais e aproveitar melhor as oportunidades.

A ausência de um produto específico, por exemplo, pode ser o motivo que leva um cliente a optar por uma marca concorrente. Da mesma forma como o excesso das mercadorias em estoque é responsável por aumentar os prejuízos (uma vez que os itens acabam ficando travados dentro dos armazéns).

Então, como desviar ou impedir esses obstáculos?

A verdade é que a gestão de compra é a única solução para que as empresas saibam exatamente o que está sendo vendido, quais gastos estão sendo desnecessários e quais são as estratégias que precisam ser implementadas para aumentar as vendas de forma mais rápida.

A importância de gerenciar os estoques

Estoque mínimo

O estoque mínimo deve funcionar como uma reserva no armazenamento de produtos. Ter essa quantidade extra de mercadorias na empresa é importante porque ajuda os gestores a ficarem mais bem preparados para lidar com as oscilações do mercado — seja atendendo pedidos de última hora ou cobrindo possíveis atrasos relacionados aos fornecedores.

É claro que a quantia de produtos vai depender de um negócio para outro, mas o intuito em conservar um estoque mínimo é poder assegurar que os itens cheguem ao consumidor até ser feita uma reposição, caso necessário. A empresa que consegue garantir essa segurança é, provavelmente, aquela que terá uma credibilidade mais sólida sobre as demais concorrentes.

Estoque de produção ou venda de mercadorias

Você sabia que uma boa gestão é capaz de otimizar recursos e ajudar os profissionais a calcularem a quantidade ideal de itens nos estoques? Além de garantir um diferencial competitivo em relação às outras marcas, o controle dos produtos faz com que a empresa consiga saber exatamente o que precisa (ou não) ser comprado.

E embora sejam tratados apenas como itens e matérias-primas de produção, esses ativos são muito mais significantes do que realmente aparentam. Eles também são “valores monetários” e precisam ser gerenciados e planejados como qualquer outro departamento dentro da empresa.

Manter os estoques em dia contribui para a análise das entradas e saídas, melhora a localização dos itens, ajuda na logística de compras e também impede que estragos e extravios sejam computados. Outro fator interessante é que as empresas passam a atender melhor a demanda dos pedidos uma vez que não deixam os produtos faltarem.

Obs: É importante lembrar que um mau controle dos estoques pode gerar uma confusão em todos os setores da organização. E isso é algo que pode comprometer o trabalho da equipe, as vendas de mercadorias e também prejudicar o seu retorno financeiro. Fique atento!

Tecnologia: uma aliada poderosa!

Há pouco tempo era comum que o controle das mercadorias fosse realizado de forma manual, por meio de planilhas. Os profissionais passavam horas contando o número de produtos, reunindo pedidos e, na maioria das vezes, errando em relação à quantidade e causando atraso nas entregas.

Quando se trata da gestão de estoques sabemos que essas pequenas falhas significam perdas.  Quando erros assim se tornam frequentes o resultado desses descuidos podem ser ainda mais negativos. No entanto os gestores não precisam mais ficar submetidos aos métodos antigos e hoje já podem recorrer à tecnologia para facilitar os seus processos.

E de que forma podem fazer isso?

Com um software especializado em gestão e controle administrativo de empresas. Por meio dele conseguem reduzir os índices de perdas, além de aproveitarem melhor todo o tempo de trabalho. Ou seja, os pedidos de compra, a emissão de notas de entrada e a cotação de preços não precisam mais depender de terceiros e nem ser atividades burocráticas no dia a dia das negociações.

Como esses sistemas oferecem a possibilidade de importação de arquivos por XML, a gestão dos estoques e de todas as outras funções administrativas ocorrem de maneira muito mais prática e segura.

As informações geradas pela tecnologia permite que as decisões sejam tomadas em menor tempo, sem que os profissionais precisem ficar recolhidos em seus escritórios para acompanhar a movimentação em planilhas. Alguns software já permitem o acesso aos dados de qualquer lugar (seja de forma on-line e em nuvem) facilitando assim para que os gestores mantenham o controle sobre os negócios em tempo integral.

Incrível, não é?

Diante de todo esse avanço tecnológico não fica difícil compreender o porquê de tantas empresas estarem modernizando a sua gestão, certo? Além de ajudar na logística dos estoques, ela auxilia também nas vendas, gestão de compras e serviços, nas métricas para análises gerenciais, entre muitos outros benefícios.

Você não vai querer que a sua empresa fique fora dessa evolução, quer?


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