A administração de uma empresa é desafiadora porque abrange uma série de setores e processos diferentes.

A gestão fiscal, por exemplo, é conduzida respeitando um conjunto de normas, regras e boas práticas, essenciais para que a organização mantenha conformidade com o Fisco.

Dentre as atividades do setor, a emissão de nota fiscal é uma das principais. E como existe um conjunto de 13 tipos de notas fiscais, fazer a emissão pode ser mais desafiador do que você imagina.

Para descomplicar todo o processo, apresentamos, neste artigo, a definição das cinco notas fiscais mais usadas pelas empresas. E como bônus, dicas valiosas para otimizar a emissão.

Boa leitura!

 

 

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

É a versão digital do documento tradicional. Emitida e armazenada eletronicamente, é ideal para registrar a venda de produtos físicos, com cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

A NF-e, geralmente, é emitida por pessoas jurídicas junto às Secretarias Estaduais da Fazenda. Ao emitir a nota fiscal para o cliente, a empresa deve enviar um Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE) com o produto. Os documentos confirmam a operação de venda.

 

 

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

Via de regra, o documento é usado, principalmente, por pequenas e médias empresas que emitem a nota fiscal para confirmar a prestação de serviço de uma instituição para outra ou para pessoa física. 

Na prática, este tipo de nota fiscal deve ser emitido junto à prefeitura em que a prestadora de serviço está registrada.
Este documento é conhecido por ser mais flexível, já que exige apenas a Inscrição Municipal para a emissão. A NFS-e gera o DANFSE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica).

Na prática, o modelo é usado por uma variedade de empresas que trabalham com:

 

- Serviços de assinatura, como plataformas SaaS ou de streaming; 

- Infoprodutos, como livros eletrônicos, cursos online, entre outros;

- Serviços educacionais e de bem-estar, como creches, hotéis, spas, academias e muitos outros.

 

 

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Esse é o modelo de nota fiscal que substituiu a versão manual, usada até 2012. Com o CT-e, o arquivo digital é emitido em XML, com a descrição dos serviços de transporte de carga entre estados ou municípios e a tributação calculada pelo ICMS.

A comprovação deste tipo de nota fiscal é feita por meio de assinatura digital e autorização da Secretaria de Estado da Fazenda.

Na prática, este tipo de nota fiscal trouxe uma série de benefícios para as empresas:

 

- Mais rapidez no processamento de faturas;
- Redução de custos com frete e transporte;
- Diminuição das divergências entre a nota e os produtos transportados.

 

Dessa forma, esse tipo de nota fiscal traz mais organização e ainda contribui para evitar pagamentos duplicados e eliminar as faturas.

 

 

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Como o nome sugere, esse documento é destinado ao consumidor final, tendo sido criado para substituir os cupons fiscais e a nota fiscal modelo 2.

A Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e) é emitida sem o uso do papel e transmitida diretamente para a Secretaria da Fazenda, agilizando a fiscalização.

Ligada ao varejo e ao comércio, a nota fiscal é gerada em farmácias, mercados, restaurantes, lojas varejistas e outras empresas de pequeno e médio porte.

 

 

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

Aqueles que não contribuem com o ICMS e não são obrigados a emitir NFe, podem optar por esse tipo de nota fiscal. Geralmente, os Microempreendedores Individuais (MEI), micro e pequenas empresas usam a NFA-e. 

Vale destacar que as regras para a emissão variam conforme as diretrizes de cada estado. Além disso, é preciso fazer um cadastro online no portal da Sefaz para receber a autorização e, então, gerar esse tipo de nota fiscal. 

 

 

Nota fiscal: 5 dicas de como otimizar esse processo 

Agora que você conhece os principais tipos de nota fiscal, a dúvida é: como emitir esses documentos, seguindo as exigências da legislação?

Preparamos um checklist para ajudar você. Confira os pontos que requerem atenção: 

 

1. Entenda qual é o tipo de nota fiscal você precisa emitir;
2. Tenha em mente o atual regime de tributação da empresa; 
3. Confirme se o CNPJ/CPF do cliente é válido, e confira os outros dados cadastrais, como inscrição e endereço; 
4. Faça a conferência do código dos produtos, estoque, validade, número de série e outros dados importantes;
5. Verifique se há frete, quantidade de embalagens, peso, cubagem e como vai ser enviado.

 

Por fim, faça a emissão da nota fiscal e garanta que a sua empresa armazene o documento e o cliente receba uma cópia. 

 

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Como vimos até aqui, esse é apenas um dos vários processos de gestão de uma empresa. E são muitos os detalhes a serem observados para manter a conformidade com o Fisco.

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