Empresas que querem melhorar o controle financeiro e o desempenho do seu setor de compras precisam usar um fluxograma de processo de compras. Entenda!

 

O fluxograma é uma ferramenta visual que expande o nosso entendimento sobre um determinado processo. A partir dele conseguimos mapear etapas, identificar gargalos de operação e até elaborar estratégias específicas para resolver problemas.

 

No setor de compras, especificamente, o fluxograma pode ser aplicado para padronizar as etapas de compras e orientar as equipes em suas tarefas diárias.

 

Se o seu objetivo é iniciar 2025 com o pé direito, saiba que o fluxograma é a ferramenta certa para melhorar o seu controle financeiro e, claro, o seu processo de compras.

 

 

 

 

Quais são etapas do processo de compras?

 

Sempre que falamos em processo de compras, precisamos entender que toda a operação é dividida em cadeias, isto é, etapas.

 

A primeira delas, por exemplo, está em identificar as necessidades atuais da empresa. O time precisa avaliar quais são as demandas prioritárias porque é a partir disso que vão conseguir alinhar o orçamento e evitar todas as compras desnecessárias.

 

Em segundo, será preciso selecionar os fornecedores. No ambiente corporativo, existem muitos parceiros comerciais que trabalham com a mesma categoria de produto ou serviço, e escolher os profissionais ou as empresas certas para adquirir os itens poderá interferir diretamente na qualidade do produto final, prazos de entrega e custo-benefício.

 

Em terceiro lugar, temos o envio de requisição de compra. Esse documento é responsável por formalizar a solicitação e detalhar as especificações dos itens a serem adquiridos. Geralmente, o envio é realizado para o setor responsável ou diretamente para o fornecedor.

 

Depois da requisição ter sido enviada, será necessário também gerar uma ordem de compra. Nesse documento específico, inserimos informações como descrição dos produtos, quantidades, valores negociados, prazos e condições de pagamento.

 

Em seguida, temos ainda a etapa de envio de fatura e pedido. A fatura é o documento que vai constar os valores acordados, enquanto que o pedido formaliza tudo o que será entregue, detalhando itens, quantidades e datas.

 

E por último temos a etapa de pagamento, uma operação que consiste em quitar os valores definidos com o fornecedor e finalizar a negociação, incluindo manter o registro contábil da transação e realizar a emissão de comprovantes.

 

 

 

 

Por que usar um fluxograma de processo de compras

 

Como vimos anteriormente, o processo de compras é representado por uma série de etapas. A falta de organização sobre essa cadeia pode tornar toda a operação financeira uma verdadeira bagunça, trazendo riscos sérios para a empresa, como perder prazos de pagamento ou até mesmo comprometer o orçamento.

Por ser uma ferramenta visual, capaz de trazer mais clareza às operações de negócio, o fluxograma nos auxilia a identificar problemas que podem estar impactando o processo de compras e propor melhorias rapidamente. Ou seja, ele realmente impede que informações determinantes se percam ou que etapas sejam executadas de forma incorreta.

 

 

 

 

O que fazer antes de iniciar um fluxograma de processo de compras? 

 

Muito bem, você decidiu que quer iniciar um fluxograma de processo de compras. O que precisa ser feito a seguir?

 

 

Como está o fluxo atual?

 

Identifique todas as etapas do seu processo de compra, desde a avaliação de necessidade até o pagamento final das faturas. Também converse com os responsáveis por cada parte do processo e levante dados sobre tempos de execução, ferramentas utilizadas e gargalos que já são conhecidos.

Se possível, também descreva quais são os inputs e outputs de cada etapa, quem são os responsáveis, e como os processos se conectam.

 

 

Onde estão os gargalos?

 

Analise os principais problemas que estão dificultando o andamento do seu processo atual. Aponte quais etapas demoram mais do que deveriam, descubra se existe falta de comunicação entre os setores ou se o time está cometendo erros frequentes em tarefas específicas.

Ah, não esqueça de também classificar os gargalos em termos de impacto e prioridade. Alguns problemas podem ser solucionados mais rápido, mas outros podem ser mais complexos e exigir mudanças estruturais. 

 

 

Quem são os responsáveis?

 

Converse com as equipes para garantir que todas as responsabilidades estejam bem definidas e alinhadas com as capacidades e funções técnicas de cada pessoa ou setor. Lembre-se também de registrar esses responsáveis dentro do fluxograma, de preferência utilizando legendas ou cores para destacar as tarefas de cada um.

 

 

Quais são nossos prazos?

 

Ninguém gosta de correr atrás de metas irreais e prazos inalcançáveis, não é? Por isso, analise o tempo que cada etapa leva no fluxo atual do seu processo de compras e avalie onde há espaço para reduzir ou otimizar esse tempo.

Não esqueça também de levar em conta variáveis externas, ok? O tempo de resposta dos fornecedores e os prazos de pagamento vão influenciar diretamente nos seus próprios prazos.  

 

 

Quais ferramentas podem nos ajudar?

 

Aproveite que o mundo moderno possui diferentes tipos de ferramentas e escolha aquelas que ajudam a sua empresa a integrar as informações entre pessoas e setores envolvidos no processo de compras.

Mas atenção aqui! Na hora que for escolher a solução, verifique se a ferramenta possui recursos que fazem sentido para o seu setor de compras, como rastreamento de pedidos, controle de estoque e integração com fornecedores. 

 

 

 

 

Exemplo de fluxograma 

 

 

 

 

Como o uso de ERP pode otimizar o seu processo de compras

 

O ERP é um sistema de gestão que centraliza todas informações empresariais e automatiza tarefas. Nele, podemos acessar diferentes recursos e funcionalidades, além de emitir relatórios informativos que indicam exatamente a situação atual do nosso negócio ou determinado setor.

O que muitos não sabem, entretanto, é que também podemos usar o ERP para acompanhar toda a negociação do processo de compras, desde a identificação da necessidade, com integração ao estoque e materiais, até o recebimento. E isso porque a tecnologia conecta todos os dados em tempo real.

Em algumas ferramentas, como o ERP Useall, por exemplo, também é possível comparar cotações e fornecedores diferentes em um portal intuitivo, que foi desenvolvido por experts para agilizar as decisões relacionadas aos processos de compras, gestão ou vendas.

Quer otimizar a gestão de compras da sua empresa? Não perca tempo e conheça o ERP Useall!