O que é o 5Ss?

O Programa 5S é uma filosofia de trabalho que busca promover a disciplina na organização através da consciência e responsabilidade de todos, de forma a tornar o ambiente de trabalho agradável, seguro e produtivo.

A utilidade da ferramenta denominada Programa 5S surgiu por volta de 1950, logo após a 2ª Guerra Mundial, com a necessidade de combater a sujeira das fábricas e desorganização estrutural sofrida pelo Japão.

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Em maio de 1991, o programa foi lançado formalmente no Brasil, visando criar um ambiente adequado para a implantação da Qualidade Total -TQC.

Alguns objetivos do Programa

• Melhorar a qualidade de vida das pessoas, a partir da promoção de um ambiente de trabalho saudável e acolhedor.

• Promover o trabalho em equipe para melhorar o relacionamento das pessoas;

• Construir um local de trabalho de felicidade clara, para que seja atraente a todos que trabalham nele;

• Melhorar a produtividade e promover a redução do desperdício no ambiente organizacional.

Os 5 sensos

O Senso reflete a melhor ideia de profunda mudança comportamental, indicando que é preciso “sentir” a necessidade de fazer.

Atualmente os modelos tradicionais de implantação do 5S tratam apenas da metodologia, passo a passo, sem prever as dificuldades naturais que serão encontradas nos diversos estágios. Conhecer previamente estas dificuldades possibilita à organização fazer um planejamento mais realista prevendo alguns imprevistos.

A seguir serão detalhadas algumas etapas essenciais para o sucesso da implantação do programa.

 

1. Sensibilização das pessoas estratégicas

Não é comum, em grandes e médias organizações, a iniciativa em implantar o 5S a partir do alto escalão. Normalmente a ideia é de algum colaborador do nível gerencial ou de alguns processos da organização (Recursos Humanos, Gestão da Qualidade, Segurança Industrial, Produção, etc). Porém, mesmo que a iniciativa não seja do alto escalão, a sua sensibilização, assim como das demais pessoas estratégicas da organização, é fundamental para a implantação sistemática do 5S, antes de qualquer ação que vise abranger o 5S para toda a organização. Como regra geral, não se deve implementar o 5S em um nível da organização se o nível imediatamente superior não tiver conhecimento sobre o assunto.

 

2. Formação do comitê do 5S

Uma vez tomada a decisão de implantação pelo alto escalão e escolhido o gestor que vai coordenar o programa, é formado o Comitê de 5S.

As atividades básicas do Comitê são:

- Elaborar o plano de implantação

- Acompanhar as ações previstas no plano

- Responder pelo 5S perante o alto escalão

- Coordenar as avaliações e analisar os resultados

- Prever e buscar recursos para a promoção do 5S

- Participar de eventos internos e externos relacionados com o tema

- Contratar e acompanhar a consultoria externa (quando necessário).

 

3. Treinamento

Com o objetivo de promover o treinamento de 5S em todos os níveis, algumas atividades de preparação devem ser desenvolvidas:

Definir o nome do programa

É muito importante a criação de um nome que possa ir ao encontro da cultura da organização. Um nome que possa ser uma referência quando o programa for citado. A criatividade dos colaboradores pode ajudar muito na escolha do nome para o programa.

Definir a estratégia de implantação de cada “S”

Procure trabalhar primeiro na promoção dos 3 primeiros “S” (Seiri, Seiton e Seiso), e somente depois de uma efetiva aceitação e implantação gerando os resultados esperados, procure a implantação dos outros dois “S” SEIKETSU – (Senso de saúde) e SHITSUKE (Senso de autodisciplina), isso pode aumentar o sucesso da implantação e a manutenção do programa.

 

Fazer o mapeamento das áreas

O mapeamento dos locais de trabalho é feito com vários objetivos:

-Criar um maior comprometimento dos líderes, uma vez que os resultados do 5S poderão ser estratificados por área;

-Dimensionar o treinamento dos facilitadores/multiplicadores e dos auditores;

-Facilitar a implementação de uma sistemática de reconhecimento.

Não há um critério uniforme para este mapeamento. A recomendação é que seja feito, na medida do possível, de acordo com a própria hierarquia da organização, ou seja, cada área mapeada, tem um responsável que oficialmente, dentro do organograma, responde pela área. 

Definir a sistemática de treinamentos e os materiais didáticos e promocionais

O Comitê deve definir de que forma serão realizados os treinamentos, bem como elaborar ou analisar os materiais apropriados para cada tipo (líderes, multiplicadores, funcionários, auditores). No caso de contratação de instrutores e compras de materiais externos (apostilas, filmes, livros, cartilhas, cartazes, banners, faixas, etc.), verificar se as denominações do processo e do significado de cada “S” estão compatíveis com o definido pela organização.

Definir os Critérios de Avaliação
O comitê deve definir os critérios de avaliação do 5S (principalmente os três primeiros “S”) antes de realizar os treinamentos para apresentá-los nos treinamentos, ainda que superficialmente.

 

4. Preparativos para o Lançamento do 5S

O Famoso dia “D”!
Este evento é de fundamental importância para o início da implantação do 5S, devido aos seguintes fatores:

a)    Serve como "marco" de implantação do 5S em uma organização;

b)    Motiva equipes de trabalho para definitivamente implantar o 5S;

c)    Promove um mutirão organizado;

d)    Demonstra visualmente as melhorias que o 5S promove no ambiente de trabalho.

Por se tratar de um evento que poderá mobilizar toda a organização, pode ser formada uma equipe específica para planejar e coordenar o evento, inclusive com pessoas que não obrigatoriamente fazem parte do Comitê de 5S. Uma dica importante é não esquecer de tirar fotos do antes e depois do dia “D”, esse comparativo evidência o quanto as áreas envolvidas foram beneficiadas com o programa.

 

5. Planejamento das Auditorias

A organização deve planejar de que forma serão realizadas as auditorias. A primeira providência é a delimitação de áreas e de seus respectivos responsáveis. A Segunda providência é a definição dos critérios a serem auditados, estes devem ser definidos com base nos sensos e particularidades da área a ser auditada.

 

6. Divulgação dos resultados de metas

A Comunicação organizacional deve ser efetiva para que a informação alcance a todos e seja de fácil compreensão em relação aos resultados atuais obtidos através das auditorias, identificando o que pode ser melhorado aplicando ações para o atingimento das metas estabelecidas.

 

7. Sistema de reconhecimento

É imprescindível que a sistemática de reconhecimento faça parte da cultura da organização. Para tanto devem ser consultados os profissionais de recursos humanos, planejamento estratégico ou outros órgãos de apoio que tratam do desenvolvimento profissional da corporação, para evitar choques e conciliar o sistema de reconhecimento com algo que já existe.

 

Manutenção do Programa 5S

Para a manutenção do programa procure envolver os profissionais delegando responsabilidades, mantenha avaliações constantes nas áreas da empresa para que o programa não caia no esquecimento. Faça a comunicação dos avanços conquistados isso permite maior visibilidade e uma ótima impressão do programa perante aos colaboradores.

Aqui você viu um conceito sobre os 5Ss + uma forma de aplicá-los. Compartilhe conosco sua experiência com este programa, ou sobre como ocorreu a implantação e a aderência dos 5Ss por parte da sua empresa.

Aguardamos você nos comentários!