A conciliação bancária é uma prática contábil que consiste em validar todos os dados financeiros lançados no sistema da empresa com as informações divulgadas no extrato bancário.

Em termos simples, um “checklist” ou “comparação” entre os dois tipos de documentos (relatório empresarial + extrato do banco).

 

O objetivo da conciliação bancária é assegurar que os valores financeiros de ambas as partes estejam em comum acordo e apontar possíveis irregularidades nos números ou até mesmo nos lançamentos.

Não é uma prática necessariamente difícil, mas fazer a conciliação de qualquer forma pode prejudicar a veracidade das informações lançadas no sistema e, por consequência, afetar a tomada de decisão.

Para otimizar o processo e impedir que a sua equipe enfrente problemas ou erros relacionados à conciliação bancária, preparamos esse material apresentando as 10 melhores práticas para garantir uma boa conferência.

Esperamos que goste!
 

 

Mas, antes, por que fazer a conciliação bancária?

 

A conciliação bancária é uma prática que, além de manter as informações financeiras em dia, pode ser usada como estratégia para melhorar o controle sobre os recursos.

Ao avaliar o saldo de um determinado período, por exemplo, o profissional responsável pela gestão pode identificar se a empresa teve mais saídas do que entradas, quanto pagou de taxas/juros devido ao atraso de um boleto, ou até mesmo verificar se os fornecedores fizeram o depósito combinado.

 

Além dessas questões, vale dizer que a prática oferece outros benefícios interessantes, sendo eles:

• Detecção de irregularidades: ao comparar os registros internos com os extratos bancários, pode-se identificar erros, discrepâncias e atividades suspeitas, como fraudes ou cobranças indevidas, e resolver esses problemas antes mesmo que se tornem críticos.

• Melhor tomada de decisões: uma vez que as informações se tornam precisas e confiáveis, o gestor passa a ter mais segurança para elaborar ações e tomar decisões estratégicas que ajudam no crescimento financeiro. Essas decisões podem envolver o planejamento orçamentário, investimentos e alocação de recursos, por exemplo.

• Redução de custos: uma vez que consegue ter uma visão holística sobre todas as saídas de dinheiro, o profissional pode identificar oportunidades de reduzir custos, como é o caso de multas e juros decorrentes de pagamentos em atraso ou cheques sem fundos.

• Planejamento tributário e financeiro: a conciliação bancária também pode ajudar o gestor a elaborar os planejamentos tributário e financeiro, já que as informações do sistema dão embasamento para organizar o pagamento de impostos, os investimentos e os recebimentos futuros;

• Suporte a auditorias: caso a empresa passe por um processo de auditoria, os profissionais também podem acessar o registro atualizado de todas as transações financeiras, que não só facilitarão o trabalho como assegurarão que a empresa está em conformidade.

 

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Práticas para otimizar a conciliação bancária e melhorar o controle financeiro:

Estabeleça um cronograma de conferência

Ao fazer isso, a empresa consegue:

• Garantir que as informações estejam sempre atualizadas;

• Eliminar a incidência de erros;

• Identificar gargalos nos lançamentos antes que se tornem críticos.

A frequência da conferência deve ser definida considerando o volume de transações e a complexidade financeira da organização.

Mantenha os registros internos organizados

Essa organização deve incluir a categorização de todas as transações por data de lançamento e tipo de conta. Desse modo, a empresa não só agilizará a pesquisa, mas também simplificará a apresentação de relatórios financeiros para a tomada de decisão.

Avalie a estrutura dos extratos bancários

Certifique-se de que todas as transações de entrada e saída dos extratos estão listadas corretamente. Esse procedimento irá ajudá-lo a identificar inconsistências nos dias que podem atrasar o lançamento ou até mesmo confundir as equipes na hora de conferir as informações.

Descubra a origem das divergências

Quando identificar alguma divergência nos números, verifique se sua origem pertence aos registros internos ou extratos bancários. Caso o problema sejam os lançamentos no sistema da empresa, investigue o que pode ter levado o time a fazer aquele lançamento (desatenção, confusão sobre valores, mistura de documentos, entre outros).

Crie diretrizes e políticas de acesso

Ao fazer isso, você vai garantir que apenas o pessoal autorizado tenha acesso aos extratos e sistemas, e realize os lançamentos. Essas condições podem incluir, por exemplo, definição de autorizações, senhas e limites de registros por usuários.

Realize conciliações diárias ou semanais

Empresas geralmente possuem um grande volume de transações financeiras, por isso o indicado é executar as conferências por dia ou semana. Ao fazer isso, consegue-se dividir a carga de trabalho, manter maior controle financeiro sobre as informações e detectar divergências mais rapidamente.

Mantenha a boa comunicação interna

A boa comunicação ajudará os envolvidos no esclarecimento de dúvidas, identificação de erros de lançamentos e contribuirá para a empresa criar um ambiente de trabalho harmonioso e colaborativo. Assim sendo, invista em aplicativos de conversa como Slack ou até mesmo WhatsApp para facilitar a troca de informações.

Treine a equipe

O sucesso da conciliação vai depender das pessoas que realizam a conferência dos lançamentos. Por isso, é necessário treinar todos os participantes, de modo que eles saibam como executar o trabalho, como identificar erros e quais medidas tomar ao descobrirem problemas.

Arquive todos os documentos

Mantenha um arquivo de todos os extratos solicitados do banco, organizando-os por período e conta-corrente. Isso facilitará o acesso à informação, caso algum integrante identifique divergências em algum lançamento no futuro, e eliminará a necessidade de ligar para o banco e pedir cópias dos documentos. Essa documentação pode ser física ou digital.

Utilize software de gestão financeira

Essas ferramentas permitem a importação automática de extratos bancários e simplificam a conciliação de registros internos. Vale dizer ainda que sistemas de gestão costumam oferecer recursos avançados de relatórios e indicadores, que proporcionam ao gestor uma visão mais holística sobre as finanças empresariais.

 

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