A sociedade é regida por uma série de regras que ajudam a manter as relações interpessoais equilibradas. Dentro das comunidades, formadas por nós, humanos, existem pequenos conjuntos de normas que garantem o bem-estar de todo o grupo.

No meio corporativo, isso não é diferente. Também existem regras e elas precisam ser seguidas por todos os indivíduos. O termo compliance ou gestão de compliance, surgiu a partir da expressão em inglês “to comply”, que significa estar de acordo com uma ordem. 

O compliance pode mudar de empresa para empresa, já que cada modelo de negócio é único. Contudo, existem normas morais que são universais, principalmente quando o foco é combater corrupção, fraudes e demais irregularidades.

A gestão de compliance visa garantir a integridade corporativa, e para isso é necessário que toda a empresa crie o seu próprio código de conduta, a fim de que seus líderes e funcionários cumpram e respeitem todas as normas.

Se você está criando ou ajustando o manual de compliance da sua empresa, fique atento! Neste artigo vamos explicar como funciona a construção desse material, além de mostrar qual a sua importância nos dias atuais.

Boa leitura!

O que é compliance?

O compliance nada mais é que o conjunto de atividades que visa manter a ordem dentro de um negócio. Como em qualquer grupo na sociedade, uma empresa também precisa desenvolver suas regras, isso se quiser manter a integridade corporativa.

As regras, criadas pela gestão de compliance, também têm relação com o trabalho de líderes e funcionários. Normas anticorrupção, por exemplo, precisam ser aplicadas para eliminar injustiças e o favorecimento de algumas partes.

Veja agora onde se concentram as principais regras:

 

Obrigações trabalhistas, que geralmente estão ligadas à cultura da empresa;

Postura ética, que é a atitude esperada dos colaboradores, dentro e fora do negócio.

Em alguns casos, a empresa estabelece que é proibido que os funcionários se envolvam amorosamente com a justificativa que isso pode atrapalhar o bem-estar do grupo e desempenho no trabalho. Enquanto isso, outras permitem esse tipo de relação, mas com algumas ressalvas que ajudam a manter a ordem.

O que se entende de compliance e a sua gestão é que são políticas de governança necessárias para manter o ambiente organizacional em dia. Muitas têm ligação com preceitos morais, já outras variam de acordo com a cultura do negócio.

 

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Qual a importância do compliance nos dias atuais?

 

O compliance é importante nos dias atuais para estabelecer regras e manter a integridade de um ambiente. 

 

Assim como nos estudos de ética e moral, dentro das empresas são regidas normas morais com base no contexto do ambiente. Os funcionários, a partir dessas regras, devem agir com integridade para não prejudicarem os negócios.

 

Nesse sentido, podemos dizer que o compliance atua como a “polícia” no ambiente corporativo, capaz de investigar os casos que fogem das normas estabelecidas internamente.

 

Pode ser considerada também um vigia, que observa e acompanha diariamente o comportamento de funcionários para que os mesmos não cometam atos que não condizem com as normas pré-estabelecidas.

Sem compliance, o ambiente de trabalho se torna uma “terra sem lei”.

Como aplicar o compliance na prática

A gestão de compliance vai além de ditar o que é certo e errado. Embora muitas normas tenham como base esses preceitos, as regras precisam ser embasadas na moral de indivíduos e registradas em um manual para a divulgação entre os funcionários.

Na prática, os responsáveis por cuidar do compliance devem desenvolver um documento oficial que esteja sempre atualizado e que seja de fácil acesso a todos os integrantes. Com frequência, deve ser divulgado entre os colaboradores, principalmente se existir uma rotatividade alta de funcionários.

A divulgação em canais de comunicação como, por exemplo, o Slack, pode ser interessante. No Slack, o material pode ser compartilhado em grupos ou enviado exclusivamente para um colaborador. 

Fora isso, existem outras ações interessantes que precisam ser aplicadas para garantir o cumprimento das normas. São elas:

 

Mesclar o compliance com os valores da empresa. Quando o manual diz que é proibido favorecer alguns funcionários, por exemplo, na cultura da empresa deve ser instigado esse olhar anticorrupção.

Disseminar algumas normas registradas no manual de compliance em reuniões importantes. Vale ressaltar, porém, que isso deve ser feito com muito cuidado para não intimidar líderes e funcionários – apenas para enfatizar o cumprimento das normas no dia a dia.

Divulgar que o compliance é uma tendência na gestão empresarial, para que os líderes e demais colaboradores tenham interesse em ficar por dentro das normas pré-estabelecidas.

Como criar um programa de compliance

Desenvolver um programa de compliance não é necessariamente difícil. Porém, vai exigir que o responsável siga algumas etapas, e essas é que vão ditar a estrutura do seu regimento na empresa.

Embora existam modelos pré-definidos de compliance divulgados na internet, os profissionais devem se basear nas particularidades do seu negócio e não em valores genéricos. 

Veja a seguir o que é necessário para construir o manual de acordo com as necessidades do seu negócio, e para fazer uma boa gestão de compliance:

1- Avaliação dos riscos

Os responsáveis pelo desenvolvimento do compliance sempre devem fazer a avaliação dos riscos. Essa primeira ação é importante para identificar os principais problemas éticos da empresa, que podem atrapalhar a integridade dos colaboradores e líderes.

É importante salientar que pequenas tribulações são comuns no ambiente corporativo. Mas, a gestão de compliance precisa se atentar à escala desse problema, e avaliar se isso pode vir a se tornar uma situação frequente e que atrapalhe toda a governança corporativa e o bem-estar do grupo.

2- Criação de um ambiente ético

Assim que feita a avaliação dos riscos, é preciso desenvolver o material de compliance para impedir que os erros ocorram ou até mesmo voltem a se repetir. 

As primeiras divulgações do material devem ser apresentadas em grupo, para que os funcionários compreendam na essência quais são os valores da empresa. Em seguida, é preciso assegurar que o documento estará disponível para conferência de todos, sempre que necessário. 

3- Desenvolvimento de atividades de controle

A terceira etapa requer o desenvolvimento de tarefas que respeitam as normas criadas pela gestão de compliance, uma vez que os funcionários precisam se acostumar com as regras.

Se antes era comum a contratação de pessoas por indicação e agora o manual proíbe esse tipo de ação, por exemplo, toda a área de recrutamento deve se reinventar para estar de acordo com os novos valores organizacionais e transmiti-las aos demais integrantes.

Neste momento será preciso resiliência de todas as partes. Os funcionários que não entenderam ou não se sentirem bem com as regras estabelecidas pelo compliance podem acabar abandonando o negócio – o que vai causar certo desequilíbrio no início da aplicação.

Porém, vale lembrar que isso é um movimento comum. Mesmo que a empresa sofra perdas inicialmente, é importante que todas as pessoas estejam em sintonia com as normas e os valores estabelecidos pelos líderes responsáveis.

4- Estruturação dos canais e demais processos

Agora é o momento de estruturar os meios de comunicação para que o compliance seja divulgado corretamente. Aqui a sugestão é apresentar o material no onboarding de novos funcionários, e fazer reuniões bimestrais em grupo para reforçar o código de conduta entre outros colaboradores do time.

Esse reforço pode ser feito através de canais de comunicação, como o Useall Corporativo. Por lá você pode criar postagens no grupo de discussão e deixar o manual registrado.

É importante que durante as reuniões de apresentação de resultados, os valores também sejam difundidos. Quanto mais se falar sobre as regras estabelecidas no compliance, mais os funcionários tendem a internalizar a ética da empresa.

5- Acompanhamento

Por fim, é importante que exista o acompanhamento do compliance.

Essa prática pode ser realizada por líderes de diferentes áreas ou por um único setor responsável para compliance. Independente da forma como o monitoramento for realizado, o importante é que os responsáveis sempre verifiquem se as normas estão sendo respeitadas por todos.

Caso alguma norma seja descumprida com frequência, o indicado é que a empresa repense a forma de aplicação das regras. Inclusive, se ela faz sentido ou se os colaboradores realmente entenderam a proposta da norma.

Considerações finais

A criação de um programa de compliance é extremamente importante para que todos os líderes e colaboradores estejam alinhados com a missão e valores da empresa. Também, para evitar que contratempos atrapalhem o desenvolvimento do grupo e das atividades internas.

Por mais que o termo “compliance” seja complexo, sua elaboração e aplicação é necessária para o sucesso dos negócios. Afinal, se todos os integrantes tomarem decisões com base nas regras pré-estabelecidas, a empresa deixará de sofrer com falhas e desvios de conduta ética.

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