Processos desorganizados e mal-executados podem gerar dores de cabeça, como atrasos de produção, desperdícios de materiais e entrega de itens de baixa qualidade ao cliente.

 

Como resposta a isso, muitas empresas estão adotando o BPM (Business Process Management) como uma alternativa para otimizar procedimentos internos e melhorar os resultados. 

 

O BPM tem como foco o aumento da eficiência e produtividade, peças-chaves para um modelo de negócio alcançar o sucesso. No artigo vamos entender o que é o BPM, como ele funciona e as principais vantagens trazidas para as organizações no que diz respeito à gestão de processos. Boa leitura!

 

 

O que é BPM?

 

O BPM é uma disciplina que une e coordena um conjunto de práticas aplicadas à gestão dos processos. Ao invés de focar em uma metodologia específica, o BPM está mais interessado em capacitar a empresa para que a mesma gerencie e melhore a sua operação interna.

 

Nesse sentido, o principal objetivo do BPM é otimizar os fluxos de trabalho, garantindo que todas as etapas sejam realizadas de maneira eficiente — sem gargalos, interrupções ou retrabalho — e de forma contínua. 

 

Esse trabalho é dividido em tarefas que incluem: 

• Identificação de processos;

• Análise;

• Documentação;

• Padronização;

• Aplicação de melhorias em operações já existentes. 

 

 

Além disso, vale dizer que o Business Process Management permite a automação de tarefas repetitivas, bem como o uso de indicadores de desempenho (KPIs), que permitem monitorar e identificar novas oportunidades de melhorias.

 

 

O BPM aplica-se a todos os aspectos da gestão empresarial, independentemente do setor ou tamanho da empresa. Ou seja, é possível alinhar as operações internas com os objetivos estratégicos de cada organização.

 

 

 

Vantagens de implementar essa metodologia

 

A implementação do BPM traz uma série de vantagens para a empresa. Vamos dar uma olhada em algumas delas:

 

 

• Otimização de processos: o BPM ajuda a identificar e eliminar gargalos, retrabalho e desperdícios, possibilitando que as empresas operem com alta eficiência operacional e reduzam custos;

 

 

• Qualidade dos produtos e serviços: com processos bem definidos e padronizados, os negócios são capazes de entregar produtos e serviços de qualidade aos clientes, resultando em um maior índice de satisfação e fidelização;

 

 

• Adaptabilidade: o BPM também permite que as empresas possam se adaptar melhor e mais rápido às mudanças do mercado e às demandas dos clientes, mantendo sua relevância de mercado; 

 

 

• Satisfação do cliente: um resultado notável do BPM é melhoria na qualidade geral, o que tende a aumentar os níveis de satisfação dos clientes. Isso é crucial, pois consumidores satisfeitos tendem a ser mais fiéis à marca e a recomendá-la para outras pessoas;

 

 

• Vantagem competitiva: as empresas que implementam o BPM ganham uma vantagem competitiva porque, ao serem mais eficientes, ágeis e flexíveis, tornam-se capazes de superar a concorrência, conquistar uma posição mais elevada e manter-se relevantes.

 

 

 

Por onde começar? Veja 4 etapas para a implementação do BPM!

Para obter esses (e outros) benefícios é essencial seguir um passo a passo específico para garantir uma implementação efetiva do BPM no projeto. Aqui estão elas:

 

 

1. Analisar a situação atual (AS-IS)

 

A primeira etapa do processo de implementação do BPM é a análise da situação atual da organização, que envolve identificar e mapear os processos existentes.

 

 

É importante entender como esses procedimentos estão estruturados, quem são os responsáveis por cada etapa, e quais são os principais desafios e obstáculos enfrentados na execução dessas atividades.

 

 

Durante essa fase, é fundamental incluir todos os colaboradores envolvidos para que os mesmos obtenham uma visão ampla e precisa da situação real. Para isso, podem ser realizados workshops, entrevistas e análise de documentos e fluxogramas.

 

 

 

2. Definir o estado desejado (TO-BE)

 

Após a análise da situação atual, é hora de definir o estado desejado dos processos. Nesta etapa, a empresa deve estabelecer metas e objetivos que querem alcançar para a melhoria das operações internas. Ou seja, “onde quero chegar com o BPM?”

 

 

Durante essa tarefa, deve-se identificar oportunidades de automação, simplificação e padronização, bem como definir indicadores de desempenho (KPIs) para monitorar o progresso.

 

 

Mais uma vez, é importante envolver os colaboradores, líderes e demais partes interessadas para assegurar que todos tenham uma visão clara de onde a instituição almeja chegar e qual a contribuição de cada um para alcançar as metas e os objetivos.

 

 

 

3. Redesenhar os processos

 

Com o estado desejado definido, é hora de redesenhar os processos existentes a partir de tudo o que já foi estudado. Para isso, deve-se criar novos fluxogramas e procedimentos que reflitam os objetivos do negócio. 

 

 

Durante esse procedimento, é importante levar em consideração as melhores práticas do setor — como uso softwares de gestão, fluxogramas e definição de KPIs —, as necessidades dos clientes e as restrições operacionais. Tudo para diminuir os riscos de uma mudança prejudicar os processos já existentes. 

 

 

 

4. Aplicar e monitorar

 

Após o redesenho dos processos, é hora de aplicar as mudanças. Durante essa etapa, é essencial investir no treinamento dos colaboradores, bem como na aquisição ou na atualização de sistemas e ferramentas.

 

 

Uma vez aplicados, os novos processos devem ser monitorados de perto para garantir que estejam funcionando corretamente. Para tal, deve-se recorrer a soluções que coletam dados e permitem a análise de indicadores para a realização de ajustes.

 

 

O BPM é uma disciplina poderosa que pode trazer muitos benefícios para as empresas. Porém, é importante lembrar de adaptá-lo às especificidades do negócio, garantindo que ele esteja alinhado com os objetivos da sua própria organização.

 

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